Comment choisir son logiciel de signature électronique ?

signature électronique

Publié le : 28 avril 20238 mins de lecture

La signature électronique est une technologie de plus en plus utilisée de nos jours. Elle est souvent nécessaire pour authentifier des documents importants comme des diplômes, des contrats ou des procurations. Il est donc important de bien choisir le logiciel de signature électronique dont on a besoin. Ce guide vous donne un aperçu des fonctionnalités, de la sécurité et du coût du logiciel de signature électronique.

Les fonctionnalités du logiciel de signature électronique

Les logiciels de signature électronique sont des outils très puissants qui peuvent offrir des fonctionnalités de signature avancées, gérer les flux de signatures et vérifier l’identité des signataires. Les fonctionnalités d’un logiciel de signature électronique dépendent de son type, de sa version et de sa plate-forme d’exécution. Même si, par exemple, le logiciel de signature Adobe peut offrir des performances complètes, d’autres logiciels de signature électronique peuvent offrir un niveau de fonctionnalités et de performances modulaires.

Signature électronique avancée

Un bon logiciel de signature électronique doit prendre en charge diverses options de signature. Les signatures peuvent être basées sur des certificats ou des mots de passe, ou combiner les deux. Les signataires peuvent également être autorisés à signer à distance à l’aide de l’authentification à deux facteurs. Les logiciels de signature électronique doivent être capables de prendre en charge des signatures universelles (OU) qui permettent à un signataire de signer plusieurs documents ou contrats en même temps.

Vérification de l’identité des signataires

La vérification de l’identité du signataire est une fonctionnalité très importante des logiciels de signature électronique. Il est important de vérifier l’identité et l’authenticité des signataires avant de les autoriser à signer un document. Les logiciels de signature électronique doivent pouvoir prendre en charge des méthodes d’identification avancées, comme le NUMID ou la carte d’Identité Électronique (CIE), et intégrer ces méthodes avec des services d’authentification tiers fiables.

Gestion des flux de signature

La gestion des flux de signature est l’une des principales fonctionnalités des logiciels de signature électronique. Les services de signature doivent pouvoir gérer le processus de signature à partir de la génération du document à signer, à la notification des signataires et à la gestion des flux de signatures. Ils doivent également pouvoir offrir une vue complète des opérations en cours, ainsi qu’une vue historique des signatures.

L’interopérabilité du logiciel de signature électronique

L’interopérabilité est l’une des principales caractéristiques à prendre en compte dans le choix d’un logiciel de signature électronique. L’interopérabilité signifie que le logiciel doit être capable de fonctionner avec d’autres systèmes, applications et plateformes pour échanger et transférer des données. Il doit être compatible avec les principaux formats de fichiers et pouvoir intégrer des systèmes tiers pour l’authentification des signataires. Il doit intégrer des outils bureautiques tels qu’Excel et Word.

Compatibilité avec les formats de fichiers courants

La plupart des logiciels de signature électronique prennent en charge les principaux formats de fichiers, tels que PDF, DOC, XLS et DOCX. Certains offrent une prise en charge des formats XML tels que XMLi et XAdES. Ils doivent pouvoir traiter divers formats de données non-document, tels que des captures d’écran, des photos et des vidéos.

Intégration avec d’autres outils bureautiques

La plupart des logiciels de signature électronique prennent en charge les principaux outils bureautiques tels qu’Excel et Word, et offrent des fonctionnalités intégrées pour l’emballage et le développement. Les logiciels de signature électronique peuvent être intégrés à des systèmes de gestion de documents tels que SharePoint et Documentum, ce qui les rend plus conviviaux et plus souples.

Possibilité d’intégration à des systèmes tiers

Certains logiciels de signature électronique peuvent intégrer des systèmes tiers pour l’authentification des utilisateurs. Les services d’authentification, tels que Facebook Connect et OpenID, peuvent permettre aux utilisateurs de s’authentifier avec leur compte social et de signer des documents en ligne en toute sécurité. De même, ils peuvent être intégrés à des services tels que les API Google et Microsoft, ce qui leur donne l’avantage supplémentaire d’une interopérabilité novatrice.

La sécurité du logiciel de signature électronique

La sécurité est une préoccupation majeure lors du choix d’un logiciel de signature électronique. Un bon logiciel de signature électronique doit être capable d’offrir une authentification forte pour les utilisateurs et de chiffrer automatiquement les informations sensibles. Les services de signature doivent mettre en œuvre des contrôles de sécurité rigoureux, tels que la vérification de l’adresse IP et le chiffrement des données à la volée, pour empêcher toute violation de données importantes. En outre, ils doivent être auditable pour permettre un suivi des opérations de signature.

Authentification forte des utilisateurs

Les services de signature doivent être en mesure d’offrir une forte authentification des utilisateurs à l’aide d’une combinaison de méthodes d’authentification de deux facteurs, par exemple avec des certificats, des mots de passe et des jetons pour assurer des niveaux de sécurité sûrs. Les services de signature doivent également pouvoir utiliser des méthodes avancées d’authentification, telles que le NUMID et le CIE.

Chiffrement des données sensibles

Les services de signature doivent mettre en œuvre des méthodes de chiffrement avancées pour les données sensibles, et doivent offrir un chiffrement à la volée pour assurer une sécurité complète des données. La plupart des logiciels de signature électronique utilisent le chiffrement AES-256, qui est considéré comme l’un des chiffrements les plus sûrs.

Audibilité des opérations de signature

Les services de signature doivent fournir des fonctionnalités complètes de journalisation et d’audit pour les opérations de signature. Cela permet de suivre l’activité et d’identifier des problèmes ou des violations possibles. Les services de signature doivent pouvoir fournir des rapports d’activité détaillés, prendre en charge des niveaux de journalisation personnalisés et générer des rapports d’audit pour obtenir une vue précise des opérations.

Le coût et le modèle d’abonnement du logiciel de signature électronique

Le coût et le modèle d’abonnement d’un logiciel de signature électronique dépendent du type et de la version du logiciel, ainsi que des fonctionnalités et des options de support fournies. Les services de signature sont généralement proposés dans un modèle d’abonnement, dans lequel les clients souscrivent à des abonnements annuels ou mensuels. Le coût dépend également du nombre d’utilisateurs et de la quantité de transactions à effectuer.

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